Digitalisation des processus d'une clinique privée.
Découvrez comment une approche structurée de digitalisation peut améliorer le parcours patient, simplifier la gestion des rendez-vous et faciliter la coordination administrative d'une clinique privée.
Cinq étapes, un même enjeu : la continuité de l'information.
Dans une clinique privée, la prise en charge d'un patient mobilise plusieurs intervenants. Chaque étape génère des informations qui doivent rester accessibles, cohérentes et correctement transmises pour assurer un fonctionnement fluide.
Prise de rendez-vous
Enregistrement de la demande, choix du créneau et confirmation de la disponibilité.
Accueil et admission
Identification du patient, vérification des informations et ouverture du dossier.
Consultation
Accès aux informations utiles et enregistrement des éléments administratifs du passage.
Facturation
Préparation des frais, enregistrement du règlement et mise à jour du solde.
Suivi administratif
Actualisation du dossier, suivi des opérations et préparation des prochaines étapes.
Où les processus peuvent-ils se ralentir ?
Ces difficultés sont présentées à titre illustratif dans le cadre d'un scénario conceptuel. Leur présence et leur importance doivent être confirmées lors d'un diagnostic.
Trois pôles pour une gestion mieux coordonnée.
SF Clinic propose de regrouper les activités administratives et opérationnelles autour de trois pôles complémentaires. Sélectionnez un pôle pour découvrir les fonctionnalités envisagées.
Une base administrative patient structurée
Regrouper les informations essentielles afin de réduire les ressaisies et faciliter l'accès aux dossiers selon les autorisations accordées.
Des consultations mieux organisées
Structurer la planification des rendez-vous et améliorer la visibilité des équipes sur les étapes administratives de la prise en charge.
Une meilleure visibilité sur les opérations
Centraliser le suivi administratif des prestations et des règlements pour faciliter les contrôles et la préparation des synthèses.
Une logique de gestion intégrée : les trois pôles sont complémentaires. Leur coordination vise à limiter les ruptures d'information tout en maintenant une séparation des accès selon les responsabilités de chaque utilisateur.
Une information centralisée, des responsabilités préservées.
SF Clinic envisage une organisation dans laquelle les services partagent les informations nécessaires à leurs missions, sans donner à chaque utilisateur un accès indiscriminé à l'ensemble des données.
Accueil
Admissions, identité et rendez-vous
Personnel médical
Planning et statut des consultations
Administration
Facturation et contrôle des règlements
SF Clinic
Espace de gestion centralisé et modules interconnectés
Une référence commune pour les données administratives.
Des statuts actualisés selon les actions enregistrées.
Chaque profil consulte les éléments autorisés.
Accès selon les rôles
Les droits de consultation et de modification sont définis en fonction des responsabilités de chaque catégorie d'utilisateur.
Traçabilité des actions
Les opérations importantes peuvent être journalisées pour faciliter le suivi, le contrôle et l'identification des anomalies.
Confidentialité des données
La conception doit intégrer des mesures de protection adaptées à la sensibilité des informations traitées.
Schéma fonctionnel conceptuel : il illustre l'organisation envisagée, et non une architecture technique déjà déployée. Les autorisations, les mesures de sécurité et les obligations applicables devront être précisées avant toute mise en production.
Des données utiles pour mieux décider.
Au-delà de la centralisation des informations, SF Clinic vise à faciliter le suivi des activités administratives. Des indicateurs adaptés permettront d'identifier les points de blocage, d'évaluer les améliorations et de soutenir les décisions de gestion.
Comment mesurer les résultats ?
Chaque indicateur repose sur une méthode de calcul et une période d'observation définies.
| Indicateur | Méthode de mesure |
|---|---|
| Rendez-vous honorés | Nombre de rendez-vous réalisés divisé par le nombre de rendez-vous prévus sur la période. |
| Dossiers complets | Nombre de dossiers contenant tous les champs obligatoires divisé par le nombre de dossiers actifs contrôlés. |
| Factures réglées | Nombre de factures intégralement réglées divisé par le nombre de factures émises sur une cohorte définie, à une date de référence. |
| Délai d'admission | Temps moyen entre le début de l'enregistrement du patient à l'accueil et la validation administrative de son admission. |
| Qualité des informations | Proportion de dossiers contrôlés ne présentant ni doublon, ni incohérence, ni champ obligatoire manquant. |
Étude de cas conceptuelle : aucun résultat chiffré n'est présenté comme déjà obtenu. Les valeurs seront établies après définition d'une situation de référence, collecte des données et observation sur une période représentative. Les informations affichées devront être agrégées et limitées aux personnes autorisées.
De l'analyse des besoins à une solution opérationnelle.
La mise en place de SF Clinic suivrait une démarche progressive : comprendre les pratiques existantes, définir les besoins prioritaires, configurer les fonctionnalités, vérifier leur fonctionnement et accompagner les utilisateurs.
Diagnostic initial
Examiner les pratiques d'accueil, la gestion des rendez-vous, les dossiers et les opérations administratives existantes.
Rapport de diagnostic et cartographie As-Is
Modélisation des processus
Définir les processus cibles, les rôles des intervenants et les règles de circulation des informations.
Cartographie To-Be et précisions fonctionnelles
Préparation de SF Clinic
Paramétrer les modules, les profils utilisateurs et les formulaires selon le périmètre retenu.
Prototype configuré et matrice des droits d'accès
Tests et validation
Contrôler les parcours administratifs, corriger les anomalies et valider les fonctionnalités avec les responsables concernés.
Scénarios de test et procès-verbal de recette
Déploiement et suivi
Préparer la mise en service, former les utilisateurs et suivre les premières difficultés rencontrées.
Guide utilisateur et plan d'accompagnement
Des livrables pour structurer et pérenniser la solution
Méthodologie indicative pour une étude de cas conceptuelle. Les étapes, les livrables et les délais seraient adaptés après diagnostic. Aucun déploiement effectif n'est revendiqué ici.
Une meilleure organisation commence par une compréhension de vos processus.
Chaque clinique possède ses propres pratiques, contraintes et priorités. SmartFlow vous accompagne dans l'identification des difficultés administratives, l'analyse des parcours et la recherche de solutions de digitalisation adaptées à votre organisation.
SF Clinic est une étude de cas conceptuelle illustrant une approche de digitalisation. Elle ne constitue pas la présentation d'un déploiement réalisé dans une clinique cliente. Toute mise en œuvre effective nécessitera une analyse des besoins, des risques et des exigences de confidentialité applicables.